Psikologi komunikasi perniagaan

Hari ini, orang-orang perniagaan mempunyai banyak cara untuk berkomunikasi dengan pelanggan, rakan sekerja dan pihak-pihak yang berminat. Memahami sifat komunikasi perniagaan dapat membantu dalam mencapai matlamat syarikat dan dalam pengurusan hariannya.

Dalam psikologi, istilah "komunikasi" bermakna pertukaran maklumat antara orang melalui simbol sistem yang sama. Definisi komunikasi ini merangkumi dua aspek:

• Pertama, ada sesuatu yang ditransmisikan, contohnya, fakta, perasaan, idea, dan sebagainya. Ini bermakna dalam proses komunikasi, seseorang mesti menerima maklumat yang dihantar.
• Kedua, definisi di atas menekankan elemen pemahaman dalam proses komunikasi. Pemahaman akan dicapai hanya apabila penerima mesej itu memahaminya dengan pengertian yang sama seperti pengirim. Oleh itu, tafsiran yang betul mesej itu sangat penting.

Komunikasi perniagaan adalah pertukaran maklumat, fakta dan idea yang berkaitan dengan perniagaan. Dalam era globalisasi ini, setiap perusahaan, besar atau kecil, memerlukan komunikasi perniagaan yang sesuai, baik dalam persekitaran dalaman dan luaran.

Ciri-ciri utama komunikasi perniagaan termasuk komponen berikut:

• Segmentation Malah dalam organisasi kecil, adalah kesilapan untuk menganggap bahawa semua pekerja mempunyai keperluan, kepentingan, dan keinginan yang sama ketika berhubungan dengan komunikasi perniagaan. Komunikasi perniagaan yang berkesan dibahagikan untuk memenuhi keperluan khalayak tertentu. Sebagai contoh, pekerja yang bekerja di persekitaran pentadbiran akan mempunyai keperluan yang berbeza dan akses kepada maklumat yang berbeza daripada pekerja yang bekerja dalam persekitaran pengeluaran.
• Ketumpatan. Komunikasi perniagaan yang berkesan harus khusus, dan yang lebih spesifik, semakin banyaknya memenuhi spesifiknya.
• Ketepatan Apabila maklumat tidak tepat, kredibilitinya hilang. Pengirim maklumat ini juga kehilangan keyakinan. Komunikasi perniagaan yang berkesan sepatutnya tepat dari segi kandungan yang dihantar dan dari segi perkara-perkara mudah yang termasuk tatabahasa, ejaan dan tanda baca.
• Masa yang tepat Pekerja perlu sedar tentang apa yang berlaku dalam organisasi mereka dan di persekitaran luaran, kerana ini memberi kesan kepada mereka. Berkomunikasi dengan tepat pada masanya dengan pekerja adalah lebih sukar berbanding sebelum ini, tetapi penting untuk komunikasi perniagaan yang berkesan.

• Kebolehulangan. Sekiranya mesej dihantar sekali sahaja, anda tidak boleh memastikan bahawa ia telah mencapai penerima. Komunikasi perniagaan yang berkesan memerlukan komunikasi yang kerap untuk memastikan semua pekerja mempunyai maklumat yang diperlukan. Di samping itu, pekerja berubah, ada cuti, yang lain menyertai syarikat itu, dan semua ini memerlukan kemas kini maklumat.
• Multichannel. Perniagaan mempunyai banyak saluran komunikasi - dari yang tradisional (cetak, papan buletin, mesyuarat) kepada yang baru (e-mel, blog, laman rangkaian sosial). Semua saluran ini mesti digunakan untuk memastikan pekerja menerima maklumat dalam pelbagai keadaan.
• Penguasa Menurut pakar, komunikasi langsung masih menjadi yang paling berkesan, dan ia harus digunakan apabila mungkin. Sudah tentu, dalam organisasi yang sangat besar ini boleh menjadi sukar, tetapi walaupun alternatif lain mungkin termasuk persidangan video atau penggunaan webinar.
• Ketersediaan maklum balas. Pekerja harus dapat berkongsi maklum balas, pendapat dan fikiran mereka dengan pengurus dan majikan. Komunikasi dua hala berkesan untuk kedua-dua pekerja dan majikan.

Kadang-kadang anda perlu bekerjasama dengan seseorang yang anda tidak suka, atau yang anda tidak tahan. Tetapi demi kerja anda, penting untuk mengekalkan hubungan perniagaan yang baik dengan mereka. Dalam kes ini, cuba mengenali orang itu. Dia mungkin tahu dengan sempurna bahawa anda tidak menyukainya, jadi ambil langkah pertama: mulakan perbualan sulit, atau jemput dia untuk makan malam bersama. Semasa perbualan, tumpu mencari perkara yang mungkin anda kerjakan: tanya tentang keluarga, minat, kejayaan masa lalu.

Budaya korporat adalah penting untuk komunikasi perniagaan yang berjaya. Ia menyumbang kepada penyelenggaraan etika perniagaan di tempat kerja, di samping itu, penyelidikan di kawasan ini menunjukkan hubungan langsung antara budaya korporat dengan perolehan dagangan syarikat.

Pakar memanggil enam prinsip asas psikologi komunikasi perniagaan:

• Kesabaran. Pembalikan dalam perniagaan bermakna jangkaan bersama dalam pertukaran nilai. Jika seseorang memberi sesuatu, diharapkan penerima juga akan memberikan sesuatu sebagai balasan. Kesabaran mewujudkan kepercayaan antara rakan kongsi, dan hubungan mereka berkembang dengan lebih baik.
• Persahabatan Pengetahuan tentang produk, trend, hasil penyelidikan dalam bidang perundingan akan membuat anda lebih meyakinkan. Adalah penting untuk menunjukkan kesedaran anda untuk mendapatkan kepercayaan pasangan anda.
• Kewajipan. Sentiasa memenuhi tanggungjawab anda, bukan sahaja bertulis tetapi juga lisan. Ingat bahawa walaupun jabat tangan adalah simbol persetujuan. Jika anda merasa sukar untuk mengingati apa yang anda katakan pada satu masa atau yang lain, tuliskannya. Anda membuat kesan orang yang wajib.
• Urutan. Selalu konsisten dalam tindakan dan perbuatan anda, dan tidak pernah mengubah prinsip perniagaan anda.
• Berusaha untuk konsensus. Konsensus menyatakan bahawa semua orang menerima dan menyokong keputusan tersebut dan memahami sebab-sebab pengangkatannya. Kesepakatan adalah mungkin antara rakan sekiranya mereka mempunyai nilai dan matlamat yang sama, dan ada persetujuan di antara mereka mengenai isu-isu tertentu dan arah yang sama.
• Simpati peribadi. Kami lebih cenderung untuk berinteraksi dengan orang-orang yang menyatakan dengan jelas bahawa mereka suka kami dan kehadirannya kami merasa penting. Daya tarikan fizikal memainkan peranan tertentu dalam hal ini, tetapi kesamaannya juga sangat berkesan. Kami merayu kepada orang-orang yang sama dengan kami dalam pakaian, umur, status sosio-ekonomi.

Komunikasi adalah beretika apabila ia secara langsung, jujur ​​dan saling bersama. Sekiranya komunikasi bertujuan untuk menyembunyikan kebenaran atau merosakkan orang lain, ia tidak boleh beretika.

Walaupun etika tidak sama dengan moral, terdapat hubungan yang kuat antara konsep-konsep ini: moral adalah ide tentang apa yang betul dan yang salah, dan etika adalah prinsip-prinsip tingkah laku yang dipengaruhi oleh kepercayaan moral. Oleh itu, etika komunikasi sangat bergantung pada prinsip moral:

• Kejujuran. Secara umum, komunikasi etika adalah komunikasi yang jujur. Walaupun ada kalanya lebih etika untuk berbohong, misalnya, kepada pembunuh yang dikatakan mengenai keberadaan mangsa yang berpotensi, kes-kes ini adalah pengecualian dan bukannya peraturan. Selain itu, kejujuran lebih daripada sekadar kebenaran; ia bermakna terbuka, sukarela apa-apa maklumat yang anda miliki, walaupun ia mengancam kepentingan jangka pendek anda sendiri. Kepercayaan kepada orang berkait rapat dengan kejujuran. Mewujudkan persekitaran kepercayaan adalah jalan kepada komunikasi etika dalam persekitaran perniagaan.
• Keterbukaan. Keterbukaan adalah salah satu perkara utama dalam komunikasi etika. Dalam komunikasi, ini bermakna terbuka kepada idea dan pendapat yang berbeza, serta bersedia untuk menyatakan pendapat anda sendiri, walaupun anda tidak mengharapkan mereka diterima.

• Kesetiaan. Dalam konteks komunikasi perniagaan, kesetiaan bermakna memperuntukkan masa dan sumber yang diperlukan untuk membincangkan isu-isu yang lengkap. Hanya kemudian semua orang akan mendapat peluang untuk didengar.
• Bangunan konsensus. Komunikasi etika difokuskan pada matlamat bukan status. Gaya komunikasi, di mana kumpulan-kumpulan yang berlainan bersatu dalam menentang kem dan memberi tumpuan kepada kepentingan mereka sendiri, tidak memberi apa-apa kepada organisasi secara keseluruhan. Etika untuk organisasi adalah gaya komunikasi di mana orang mencari konsensus, bukan penentangan, dan menumpukan pada melakukan apa yang mereka dapat untuk syarikat. Oleh itu, kerana bantuan organisasi adalah keharusan moral, mencapai konsensus adalah gaya komunikasi etika.

Adalah dipercayai bahawa terdapat enam jenis interlocutor utama. Untuk mempersiapkan perbualan yang lebih baik, penting untuk mengetahui jenis anda:

• Reflektif. Anda adalah seorang pencari reflektif, jika dalam proses komunikasi anda merasakan suasana hati pasangan anda. Pidato anda lembut, tenang, anda sensitif, anda memahami pengantara, dan anda suka membina hubungan dengan orang lain.
• Hakim. Anda adalah pengantara jenis "hakim" jika anda menganalisis topik dan masalah, mengetahui perkara utama, dan kemudian menerangkan dengan jelasnya kepada orang lain. Anda mengetuai perbualan dan mengetuai secara langsung dan meyakinkan.
• Mulia. Anda adalah seorang pengantara "mulia", jika anda suka komunikasi terbuka, dan mudah bagi orang lain untuk berkomunikasi dengan anda. Anda juga tertumpu, dan sentiasa pergi terus ke matlamat.
• MP. Pengantara dari "wakil" adalah diplomatik dan menggunakan komunikasi untuk menamatkan konflik. Dia juga bercakap dengan lembut, menawan dan membuat orang berasa selesa.
• Socrates. Pengantara jenis Socrates berpengalaman dalam menyelesaikan masalah dan meyakinkan orang lain, dia suka perdebatan panjang. Dia terperinci dan dimaklumkan dengan baik, dan pendapatnya dihargai oleh orang lain.
• Rasmi. Pengantara jenis ini menggunakan komunikasi untuk merealisasikan impian mereka dan berjaya di tempat kerja dan di rumah. Ini adalah jenis yang berwawasan dan berfikiran strategik.

Pakar mengatakan bahawa terdapat empat gaya komunikasi asas: analitis, intuitif, berfungsi dan peribadi. Tiada gaya komunikasi yang sememangnya lebih baik daripada yang lain. Tetapi memilih gaya komunikasi yang salah untuk khalayak tertentu boleh menyebabkan masalah:

• Gaya analitikal. Komunikasi dalam gaya analitikal melibatkan operasi dengan data keras dan nombor nyata. Orang yang berkomunikasi dalam gaya ini menghindari menyatakan perasaan dan emosi semasa perbualan. Tambahan besar gaya komunikasi analitikal ialah anda boleh menganalisis masalah secara logik dan tidak adil. Ini bermakna orang melihat bahawa anda mempunyai pengetahuan yang baik dan mempunyai banyak pengalaman analitik. Kerugian yang berpotensi untuk mempunyai gaya komunikasi analitikal ialah anda mungkin merasa sejuk atau tidak sensitif.
• Gaya intuitif. Berkomunikasi dalam gaya intuitif, anda lebih suka menutup keseluruhan gambar dan mengelakkan butiran, kerana takut terjatuh di dalamnya. Ini membolehkan anda pergi terus ke pusat masalah, dan bukannya menganggapnya secara berperingkat-peringkat. Kelebihan gaya ini ialah anda berkomunikasi dengan cepat dan tepat, dengan mudah menyelidiki masalah besar dan rumit.Bagaimanapun, dalam situasi yang memerlukan butiran, anda mungkin tidak mempunyai kesabaran yang cukup.

• Gaya fungsian. Gaya ini mengamalkan metodologi, ketersediaan pelan terperinci, tarikh yang tepat. Orang yang berkomunikasi dalam gaya ini adalah penghibur yang baik yang tidak pernah terlepas apa-apa. Kelemahan berpotensi gaya komunikasi berfungsi ialah anda mungkin akan kehilangan perhatian khalayak anda, terutamanya apabila anda bercakap dengan ahli perbualan intuitif.
• Gaya peribadi. Berkomunikasi dengan gaya peribadi, anda merasakan hubungan emosi dengan rakan kongsi, dan ini membolehkan anda mengetahui apa yang difikirkannya benar. Anda pendengar yang baik dan diplomat yang baik, anda tahu bagaimana untuk melancarkan konflik, menjaga hubungan baik dengan ramai orang. Gaya ini membolehkan anda membina hubungan peribadi yang mendalam. Orang sering berpaling kepada anda kerana anda boleh menyambungkan kumpulan yang berbeza. Kelemahan gaya komunikasi ini adalah bahawa anda kadang-kadang boleh mengacaukan interlocutors jenis analisis yang suka nombor keras dan perbincangan logik.

Lihat video seterusnya untuk kemahiran komunikasi perniagaan yang paling penting.